始末書の書き方
始末書の書き方
始末書の例文や文例を交えながら書き方を解説。ビジネス文書の始末書は書式やフォーマット、テンプレートなどを使用すると便利ですね。
始末書とは
始末書とは、業務などで過失や規程違反を犯した者が、不始末、事故、犯罪などを起こした際に、それを詫び二度と繰り返さない、再発させないことを誓約するための文書です。不始末をしたことを自ら詫びる際、自発的に書く場合は始末書ではなく詫び状になります。自発的に書いて提出する詫び状と始末書はまったく異なり、始末書は上司の指示の元で作成します。しっかりとした始末書を書くことにより、己の反省の気持ちを示すことがもっとも重要です。事実関係を簡潔に、お詫びと二度と起こさないという旨を誠実に記しましょう。不始末の内容、原因、理由について、ダラダラと詳細に書くのではなく、事実関係のみを簡潔にまとめ、反省やお詫びの言葉も分かりやすくまとめます。公務員の場合は、戒告や訓告で始末書の提出を求められることがあります。民間企業でも同様に、懲戒その他の処分として始末書を要求することがあります。この場合職務規程によって始末書の提出を定める条項が必要となります。「始末書」のテンプレート(書式・文例・雛形)を利用する手もあります。
始末書の書き方
始末書の書式を用意している会社もありますが、ない場合には定型の様式や形式がある訳ではありません。始末書には、社外向けの場合と社内向けの場合、または個人的に書く場合の三つがあります。一般的な社内向けでは、日付と宛名、自分の部署と名前を書きます。宛名は所属の上司、もしくは社長になることが多いです。その下に始末書と書いてから本文を始めます。不始末の内容、不始末の原因や理由、反省とお詫び、不始末を繰り返さないという誓い、寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の順になります。不始末の内容、原因、理由については、ダラダラと詳細に書くのではなく、事実関係のみを分かりやすくに書きましょう。反省やお詫びの文章も、長々と書けば深く反省している、罪が軽くなる、心証が良くなる、と勘違いしがちですが簡潔にまとめましょう。自己の正当化をしたり、他人にも責任があることを説明したりするような文章は、自己責任を回避しようとする印象が残りますので厳禁です。しっかりと反省した旨を心に誓い、早急に提出することが最も大切でしょう。「始末書」のテンプレート(書式・文例・雛形)を使っても便利ですね。
始末書を書くポイント
まず、用紙はＡ４サイズの白無地に罫線の入った便せんとし、黒インクまたは紺インクで自筆にて書きます。会社で使用している社名が入った社内用紙ではなく、自前で便せんを用意することが重要です。始末書とは、不始末を素直に認め、相手に対して誠意を持ち、どう謝罪を示しているかを簡潔に示す文書です。冷静で客観的に分かりやすい文章を書く良いでしょう。もちろん文体は丁寧語です 。本文開始は、「この度」や「私は」で書き出し、今回の不始末の内容を簡潔に書きます。自分を正当化したり、他人のせいにしたり、言い訳をしたりする文面ですと、お詫びの文面があっても、まっすぐには受け止めてもらえません。始末書は自分自身の誠意を示す場となりますので、お詫びと〝今後二度と繰り返さない〟という誓約をしっかりと書きましょう。最後に、〝今後二度と繰り返さない〟という決意で書き終えてもいいでしょう。今回の寛大な措置をお願いするという旨で書き終えるのもいいでしょう。
